Pred pár rokmi si jedna spoločnosť najala nový tím predajcov. Noví zamestnanci boli mladí ľudia plní entuziazmu a s pozitívnym vzťahom k sociálnym sieťam. Prirodzene, okamžite začali uverejňovať príspevky na blogoch, Facebooku a Twitteri, v ktorých rozprávali o svojom novom zamestnávateľovi.

V súčasnosti je už 3-ročnou online spoločnosťou združujúcou právnikov a zdravotníkov. Jej viceprezident pre rozvoj podnikania a právnym zástupca firmy, ohľadom počiatočného vývoja spoločnosti povedal: „Zo začiatku išlo všetko dobre. Iniciatíva zo strany zamestnancov prospieva každému startupu.“ Následne však pomocou nástroja TweetDeck preveril všetky príspevky na Twitteri, ktoré sa týkali jeho spoločnosti. Zistil, že mnoho zamestnancov, ktorí aktívne diskutovali o spoločnosti, sa na sociálnej sieti prezentovali neprofesionálnymi profilovými fotografiami.

Zástupca firmy povedal: „Zamestnanci mali ma niektorých fotografiách v rukách rôzne nápoje a boli obklopení pivovými fľašami.“ Vtedy si však uvedomil, že by nebolo múdre ani prípustné, aby sa zamestnancom snažil zamedziť prístup na sociálne siete. Alebo aby im vo svojich príspevkoch zakázal rozprávať o spoločnosti, ktorá ich zamestnáva. Začal teda pracovať na zásadách používania sociálnych sietí, ktorými by sa mohlo riadiť všetkých jej 50 zamestnancov.

Advokát ktorý sa zaoberá pracovným právom a pracuje pre firmu Ford & Harrison uviedol, že zamestnanci v rámci súkromných stránok na sociálnych sieťach často rozoberajú svoj pracovný život. Najčastejšími problémami v takýchto prípadoch býva neprimerané správanie a zverejňovanie nevhodného obrazového obsahu. Ďalej dodáva: „Ľudia na svojom Facebooku zdieľajú veci, ku ktorým by sa za iných okolností nikdy nehlásili.“

Aby ste v rámci sociálnych sietí predišli rôznym konfliktom záujmov, zvážte vytvorenie istých zásad správania sa v online prostredí pre vašu vlastnú spoločnosť. Uvádzame tri výhody, ku ktorým sa dopracujete už pomocou uzákonenia, tých najzákladnejších pravidiel.

1. Ochránite povesť Vašej spoločnosti

Vďaka istému súboru pravidiel budú mať vaši zamestnanci jasno v tom, čo si na sociálnych sieťach o vašej spoločnosti môžu dovoliť zverejňovať. Viceprezident newyorskej konzultantskej spoločnosti so zameraním na sociálne siete uvádza, že by sa stále mali držať jedného zlatého pravidla. To znamená, že by nemali zverejňovať nič, čo by nechceli vidieť na úvodnej strane miestnych novín.

Mal tak v úmysle vypracovať pravidlá, ktoré by nadovšetko zdôrazňovali profesionalizmus. Povedal: „Danú situáciu môžeme prirovnať k tomu, keď ste na oslave a rozprávate o svojej spoločnosti. Nevyleziete predsa na stôl a nebudete sa snažiť zámerne znemožniť.“

Svoje pravidlá správania sa na sociálnych sieťach rozposlal e-mailom a sú obsiahnuté aj v zamestnaneckej príručke. Nadšencov sociálnych sietí v nich upozorňuje na to, že „na kontexte záleží“. Ďalej poskytuje informácie o prijateľných profilových obrázkoch a odporúčaniach pre prípad, že zamestnanca prostredníctvom súkromného profilu kontaktuje nejaký novinár.

2. Predídete nečakaným právnym sporom

Pravidlá ohľadom správania sa na sociálnych sieťach môžu pomôcť podnikateľom a manažérom vyhýbať sa rôznym problémom. Napríklad upozornili na incident z reštaurácie v New Jersey. Manažér reštaurácie dal zamestnancovi výpoveď potom, ako si prečítal jeho sťažnosti na vedenie reštaurácie, na zamestnancovej osobnej stránke. K tej však získal prístup neoprávneným spôsobom. Reštaurácia následne čelila súdnym obvineniam z dôvodu porušenia federálnych zákonov o odpočúvaní.

Bol založený aj portál Socialmediagovernance.com, ktorý podnikateľom poskytuje rôzne informácie a poradenstvo v rámci sociálnych sietí. Ich stránka umožňuje nahliadnuť do databázy, ktorá obsahuje viac než 150 súborov pravidiel a zásad orientovaných na sociálne siete, ktoré využívajú ďalšie spoločnosti a organizácie. K tejto téme ešte dodávajú: „Incidenty podobné tomu, z reštaurácie v New Jersey môžu prerásť do závažných zločinov.“

3. Zvýšite povedomie o svojej značke

Pravidlá správania sa na sociálnych sieťach vám pomôžu viac, než len vyhnúť sa problémom. Spoločnosti sa na takéto pravidlá príliš často pozerajú iba ako na zoznam zákazov a obmedzení. Ale pomocou nich si vaši zamestnanci môžu uvedomiť, že sú schopní využiť sociálne siete na dosiahnutie podnikateľských cieľov vašej spoločnosti. Skúste im v rámci svojich pravidiel odporúčať, ako by mali komentovať na blogoch či sociálnych sieťach, aby týmto spôsobom zvýšili povedomie o vašej spoločnosti a usmernili návštevnosť aj na vašu domovskú stránku.

Keď zamestnanci online spoločnosti združujúcej právnikov a zdravotníkov dnes spomenú svojho zamestnávateľa na sociálnej sieti, je to všetko koordinované cez marketingové oddelenie. Nemusia si však nechať vopred schváliť každý príspevok na sieti Twitter, ale na vedenie by sa mali obrátiť zakaždým, keď na sociálnej sieti plánujú vytvoriť novú stránku vzťahujúcu sa na ich spoločnosť.

Právny zástupca tejto spoločnosti dodáva: „Zopár ľudí sme požiadali o zmenu profilovej fotografie. A za šesť až osem mesiacov, počas ktorých sú pravidlá už v platnosti, sme nemali vôbec žiadne komplikácie.“

Zdroj: Marketingdonut, Techrepublic